「メールチェック」が大切なライフの時間を奪う！

セカンドアクトＬ＆Ｃの
岡本です！

メールのやりとり。
大切だからないがしろにできない。
しかし、これがライフワークバランスにも
影響が。

メールの当たり前から脱却し
大切な時間を有意義に使っていただきたい！

そんな思いで綴ります。

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セカンドアクト　ライフ＆キヤリアの岡本は・・・

ライフ＆キャリアに
「自信と笑顔」を！

をビジョンに掲げ

などのライフ＆キャリアや
就活、転職、副業を応援しています。

「メール」にかける時間は？

お仕事においては、まだまだ
メール文化が根強い日本。

プライべートでは
ほとんどメールを使わないけれど
仕事ではメールがある意味
オフィシャルな連絡ツール。

1日有休をとると
翌日のメールチェックが終わらず
結局残業・・・

本末転倒な働き方は
いかがかなものなのでしょうね。

『世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか』

元グーグル人事担当者の
ピョートル・フェリークス・グジバチさんは、
グーグルで働く人は、
私たちが思っているように、
「メールに振り回されることはない」
とおっしゃっています。

今では、このような手法を用いて
仕事をすすめている企業様は
増えてきていると思います。

しかし、社内はこれでよいのですが
他社や取引先、顧客には
そうはいかない。

やっぱりメールなんですよね。
必要なメールはＯＫなのですが、
メール本文が長文すぎて

・何が結論なのかわからない
・何を依頼されているのかわからない
・そもそも何がいいたいのかわからない

こんなメールが届いた時には
解読するのに時間がかかってしまいます。

長文メールは相手の時間を奪うだけではなく
自分の時間も奪っているということを
まず念頭におきましょう。

またダラダラと書く文章はこのやり方は、

思考の整理ができていない

ことが多いと思います。

普段から結論から話をする練習
起承転結を簡潔に表現できる練習

これをするだけでメール本文を
「書く」工数減はできますね。

しかし、

このお悩みは結構多いです。

お仕事によっても異なりますが、
メール中心でのやりとりの場合は、
そもそもメールを減らすことは難しいので
受信BOXをさらに詳細に分類化して
自動振り分けルール設定をしておく、

また、

すぐに対応できないメールは
「要対応：Today」という
ボックスにすぐに移動。

後で見ようと思っている間に
他の仕事がどんどん立て込み、
他のメールに埋もれて
記憶の彼方へ・・・。

そうならないように、
重要「要対応：Today」という
ボックスにすぐに移動

しておくことはとても大事です。

お仕事ですから
「忘れてた」で済まない
場合があります。

これを防ぐためにも
メールを読む優先順位
対応する優先順位
これを自分のルールとして
もっておくと

メールチェックに振り回されずに
すみます。

また、人によりメールを
隅から隅まで丁寧にゆっくり
読む人もいれば、
ななめ読みをしてポイントを
抑えながら読む人も
いるでしょう。

どちらが効率良いかといえば
後者。

しかし、重要案件や緊急案件を
読み流すと捉え違いや
間違いがおこってしまいます。

そのメールの内容の
緊急度
重要度
対応可否
これだけをつかんで
適切なタイミングで処理を
すればＯＫ。

なんでもかんでもすぐにやろうとか
順番にやろうとすると
時間がいくらあっても足りません。

新入社員や転職者
異動したての方は
その判断が難しいので
まずは優先順位が高い／低いだけは
周りのメンバーや上司に
最初に確認しておくことを
おススメします。

声をかけるのは申し訳ない・・・

そう思って声をかけずに
間違ったり
ミスを起こすよりも

早めに確認して
理解していくほうが
トータルでは
お互いの工数減
心理的安全性向上
につながりますよ。

メールひとつとってみても
自分のライフ・ワークバランスを
左右しています。

たかがメール
されどメール

ぜひメールについて工夫を
してみることをお勧めします。

メールの振り分け方がわからない
ワークライフバランスを考えなおしたい

そう思う方は、ぜひ
セカンドアクトＬ＆Ｃへ
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お役立てください。

今日はここまで。
今日もしなやかにお過ごしください。